Bedrijfsfeest organiseren: wat u met de cateraar afspreekt
Een bedrijfsfeest is geen privéfeest met meer mensen. Er is een programma dat moet lopen, een budget dat verantwoord moet worden en een gastenlijst van collega's voor wie u verantwoordelijk bent. Die drie bepalen welke cateringvorm werkt, vaker dan de smaak van wie het organiseert.
Hoe zorgt u dat iedereen op tijd gegeten heeft?
Door een vorm te kiezen waarbij niemand hoeft te wachten tot hij aan de beurt is. Bij een Walking Dinner heeft het hele gezelschap binnen ongeveer twee uur gegeten, omdat de gangen langskomen in plaats van dat de zaal naar het eten toe loopt.
Bij foodstands kiest ieder zijn eigen moment. Dat is prettiger bij een lange avond, maar vraagt wel dat u genoeg stands neerzet voor uw aantal gasten: één stand voor honderd mensen wordt een rij. Wij denken daarin mee op basis van uw gastenaantal en de lengte van de avond.
Wat doet u met dieetwensen van collega's?
Vraag ze uit bij de uitnodiging en geef ze in één keer door. Bij een bedrijfsfeest bent u degene die weet wie er vegetarisch eet en wie een allergie heeft, en dat is informatie die het menu vormt, niet iets wat op de avond zelf nog opgelost hoort te worden.
Wij stemmen elke dieetwens en allergie vooraf met u af, zodat iedereen aan tafel onbezorgd kan meedoen. Over welke veertien allergenen een cateraar u sowieso moet kunnen informeren, leest u in dieetwensen en allergenen bij catering.
Hoe houdt u het budget uitlegbaar?
Vraag een prijs die alles bevat. Een offerte waarin personeel, servies, bestek en transport apart staan, is een offerte die achteraf hoger uitvalt, en dat is precies het gesprek dat u met uw controller niet wilt voeren.
Bij ons is dat één bedrag: personeel, servies en bestek zitten in de prijs per persoon of per stand. Wat een avond kost, rekent u vooraf zelf uit met de rekenhulp op de conceptpagina's: u vult uw gastenaantal in en ziet het bedrag.
Wat moet u de cateraar vertellen?
Vier dingen zijn genoeg om een serieus voorstel te krijgen: de locatie, het aantal gasten of een bandbreedte daarvan, het tijdstip waarop er gegeten moet worden, en de dieetwensen die u kent. Het programma erbij is een bonus.
Bij ons krijgt u daarna binnen één werkdag een voorstel op maat, met menu, personeel en planning uitgewerkt tot één bedrag dat u in uw begroting kunt zetten. Hoe zo'n voorstel tot stand komt en wat er daarna nog aan te schuiven valt, staat in zo verloopt een avond op locatie.
Veelgestelde vragen
Wat is de beste catering voor een bedrijfsfeest met een programma?
Een Walking Dinner, omdat de pauzes tussen de gangen natuurlijke momenten voor een speech opleveren. Heeft uw avond geen vast eetmoment omdat collega's aanschuiven wanneer het uitkomt, dan zijn foodstands geschikter.
Hoeveel foodstands heb ik nodig?
Dat hangt af van uw gastenaantal en van hoe lang de avond duurt: hoe korter de avond, hoe meer punten waar tegelijk uitgegeven kan worden. Wij rekenen het met u door voordat u boekt.
Kunnen jullie op kantoor koken?
Ja. Wij komen naar uw kantoor toe en stemmen vooraf af waar wij kunnen opbouwen en waar er gegeten wordt. Wat daarvoor nodig is nemen wij mee, en na afloop laten wij de ruimte achter zoals wij die aantroffen.
Krijg ik één prijs of een optelsom van losse posten?
Eén prijs. Personeel, servies en bestek zitten erin, dus er komt achteraf geen aparte regel voor bediening of afwas bij. In uw begroting is het dus één bedrag dat u kunt verantwoorden.
