Walking Dinner organiseren: complete gids

Wat is een Walking Dinner?

Een Walking Dinner is een volwaardig diner dat in kleine gangen wordt uitgeserveerd aan gasten die niet aan tafel zitten. Zes tot acht keer komt er een gang langs: koud beginnend, oplopend naar warm en stevig, eindigend met een dessert. Uw gasten blijven staan waar zij staan; het eten beweegt.

Het verschil met een borrel is de opbouw: hapjes zijn losse momenten, een Walking Dinner is een menu met een volgorde en een einde. Het verschil met een buffet is de richting: bij een buffet lopen de gasten naar het eten, hier komt het eten naar hen toe. En het verschil met een zittend diner is de bewegingsvrijheid: niemand zit de hele avond vast aan dezelfde vier mensen.

Voor wie werkt dit formaat?

Het werkt het best voor gezelschappen die vooral zijn samengekomen om elkaar te spreken. Een bedrijfsfeest, een jubileum, een receptie na een ceremonie, een verjaardag waarop drie generaties door elkaar lopen: overal waar het gesprek belangrijker is dan de tafelschikking, wint dit formaat het van een zittend diner.

Het werkt ook wanneer uw ruimte kleiner is dan uw gastenlijst. Zonder stoelen, tafels en looppaden ertussen houdt u ruimte over, en dat is precies wat een gastheer met een mooie maar compacte locatie nodig heeft.

Hoeveel ruimte heeft u nodig?

Reken bij een staand formaat op ongeveer 1 tot 1,5 vierkante meter per gast, tegenover ongeveer 2 vierkante meter per gast bij een zittend diner. Voor honderd gasten is dat het verschil tussen ruwweg 125 en 200 vierkante meter.

Behandel die getallen als een vuistregel, niet als een norm; ze verschillen per bron en per zaal. Belangrijker dan de oppervlakte is de vorm: een lange smalle ruimte loopt vast op één punt, een ruimte met twee of drie plekken om te blijven hangen verdeelt het gezelschap vanzelf. Wij kijken daar bij elke locatie naar en zeggen het als het krap wordt.

Denk ook aan zitplaatsen voor wie niet twee uur kan staan. Een Walking Dinner betekent niet dat er geen stoel in de zaal staat; het betekent dat niemand een vaste plaats heeft.

Hoe lang duurt een Walking Dinner?

Iedereen heeft binnen ongeveer twee uur gegeten, zonder dat de avond tussendoor stilvalt. Dat is de belangrijkste planningsfactor van het formaat: er is geen half uur waarin de halve zaal in de rij staat en de andere helft zit te wachten.

Voor een programma is dat prettig werken. Tussen twee gangen zit altijd een natuurlijk moment voor een speech of een toost, en de aandacht is dan toch al bij de voorkant van de zaal. Een langer programma vult u met het aantal gangen: zes voor een avond die door moet, acht als het diner zelf de hoofdmoot is.

Wanneer kunt u het beter niet doen?

Kies geen Walking Dinner als een groot deel van uw gasten slecht ter been is. Het formaat gaat ervan uit dat mensen kunnen blijven staan en zich kunnen verplaatsen; voor een gezelschap waarin dat voor velen niet geldt, is een zittend diner vriendelijker, en dat zeggen wij liever vooraf dan achteraf.

Kies het ook niet voor een formele, ceremoniële avond met lange toespraken en een vaste tafelschikking. Dan werkt de vorm tegen u: u vraagt mensen te gaan zitten en tegelijk rond te lopen.

En loopt uw evenement over een lange periode met gasten die in- en uitlopen, dan is uitserveren onhandig: u zou gangen rondbrengen aan een gezelschap dat steeds anders is samengesteld. Foodstands zijn daar het antwoord op.

Wat regelt de cateraar en wat regelt u?

Wij komen ruim voor uw gasten aan, bouwen op, koken ter plekke, serveren uit, ruimen af en laten de locatie schoon achter. Dat zit allemaal in de prijs per persoon, personeel en servies inbegrepen: wat u vooraf begroot, is wat de avond kost.

U regelt de locatie en het programma, en u vertelt ons vooraf wat wij moeten weten: het aantal gasten, de indeling van de ruimte, het tijdstip waarop het diner moet beginnen en alle dieetwensen en allergieën. Dat laatste liefst zo vroeg mogelijk, want het is de enige factor die het menu echt verandert.

Vanaf hoeveel gasten kan het, en hoe wordt het geprijsd?

Wij verzorgen een Walking Dinner vanaf 25 gasten, door het hele land, vanuit Rotterdam. De prijs is per persoon en hangt af van het menu en het aantal gangen dat u kiest.

De bedragen staan op de pagina van het Walking Dinner, met een rekenhulp waarin u uw gastenaantal invult en direct ziet waar u op uitkomt. Wij zetten ze hier niet nog een keer neer: één plek met prijzen is één plek die klopt.